Portale für Kunden, Partner und Mitarbeiter.

Ein Portal bündelt Aufträge, Dokumente, Freigaben und Rückfragen, die heute per E-Mail, Telefon und Tabelle laufen. upbyte® baut es für Ihre Abläufe, bindet vorhandene Programme an und betreibt es in Deutschland.

Erstgespräch vereinbaren Portalarten ansehen
grundboden.de
Plattform grundboden mit Grundstückssuche
maikie.de
Website von MAIKIE Gastgeberservice in Damp
eckernfoerder-oktoberfest.com
Website des Eckernförder Oktoberfests mit Luftbild des Festzelts

Welche Portale wir bauen

Jedes Portal entsteht für einen konkreten Ablauf in Ihrem Betrieb.

Kundenportal

Ihre Kunden sehen Aufträge, Lieferstände, Dokumente und Rechnungen und stellen Anfragen direkt im Portal. Ihr Büro beantwortet weniger Rückfragen am Telefon, weil der Stand jederzeit sichtbar ist.

Händlerportal

Händler sehen ihre eigenen Preise und Konditionen, bestellen und geben Aufträge frei. Bestellungen landen ohne Abtippen in Ihrer Warenwirtschaft, Produktdaten und Unterlagen kommen von dort.

Serviceportal

Ihre Kunden sehen ihre Anlagen und Geräte mit Servicehistorie, Wartungsterminen, Ersatzteilen und Prüfberichten. Prüfberichte stehen nach dem Einsatz sofort bereit, Serviceeinsätze werden im Portal angefragt und landen direkt bei Ihrem Team.

Mitarbeiterportal

Anträge, Dokumente, Schichten und Freigaben für das eigene Team, am Rechner und auf dem Smartphone. Wer was freigegeben hat, bleibt nachvollziehbar.

Partnerportal

Subunternehmer, Lieferanten oder Vertriebspartner arbeiten an Projekten, Aufgaben und Dateien mit und rechnen über das Portal ab. Rechnungen entstehen aus der erfassten Leistung, jeder sieht nur, was ihn betrifft.

Eigene Prozessplattform

Wenn Standardsoftware Ihren Ablauf nicht abbildet, bauen wir die Plattform um den Ablauf herum. Beispiele sind die Plattform von grundboden® und das Eventsystem des Eckernförder Oktoberfests.

So sieht ein Serviceportal aus

Ein Beispiel für einen Betrieb, der Anlagen und Geräte bei seinen Kunden wartet. Ihr Kunde meldet sich an und findet alles zu seinen Anlagen an einer Stelle.

  1. 1

    Anmeldung

    Eigener Zugang für jeden Kunden und jeden Mitarbeiter des Kunden, auf Wunsch mit zweitem Faktor.

    Rechte je Kunde, jeder sieht nur seine Anlagen
  2. 2

    Anlagenübersicht

    Alle Anlagen und Geräte des Kunden mit Standort, nächstem Wartungstermin und offenen Aufträgen.

    Kundenverwaltung und Auftragsdaten
  3. 3

    Eine Anlage

    Dokumentation, Servicehistorie, Prüfberichte und passende Ersatzteile auf einer Seite.

    Berichte aus Ihren Serviceeinsätzen
  4. 4

    Anfrage

    Serviceeinsatz oder Ersatzteil direkt bei der Anlage anfragen, mit Fotos und Beschreibung.

    Landet als Auftrag bei Ihrem Team
  5. 5

    Angebote und Rechnungen

    Angebote und Rechnungen zu jedem Einsatz, zum Herunterladen und Freigeben.

    Warenwirtschaft und Buchhaltung

Angebunden an Ihre Programme

Was seinen Zweck erfüllt, bleibt. Das Portal holt sich die Daten aus den Programmen, mit denen Sie heute arbeiten, und schreibt Aufträge dorthin zurück.

Warenwirtschaft
Artikel, Preise, Aufträge und Lieferstände
Kundenverwaltung
Kunden, Ansprechpartner, Anlagen und Verträge
Buchhaltung
Rechnungen und Zahlungsstand
Zahlung
Online-Zahlung mit automatischem Abgleich
E-Mail und Kalender
Microsoft 365 und Google-Kalender
Fachprogramme
Branchensoftware über Schnittstelle oder Datenaustausch

Betrieb und Sicherheit

Ein Portal ist ein laufendes System. upbyte® betreibt es nach dem Start weiter, mit denselben Ansprechpartnern.

Betrieb
Hosting in Deutschland, Überwachung, Updates und Weiterentwicklung
Sicherungen
Automatisch, getrennt vom laufenden System und verschlüsselt
Zugriffe
Rechte nur nach Bedarf und regelmäßig geprüft, Anmeldung mit zweitem Faktor
Nachvollziehbarkeit
Zugriffe und Vorfälle werden dokumentiert
Datenschutz
Auftragsverarbeitung nach DSGVO, Vertrag vor dem Start
Unabhängigkeit
Anbindungen ohne Bindung an einen bestimmten Anbieter

Sicherheit und Transparenz im Detail

Plattformen im Einsatz

Drei Systeme, die upbyte® gebaut hat und betreibt, mit Ausgangslage, Lösung und Ergebnis.

grundboden®

Plattform für Projektflächen und Grundstücke mit Matching, Exposés, Shop und Schnittstelle für externe Portale.

Maikie Gastgeberservice

Serviceplanung mit Mitarbeiter-App, Objektmappe, Rechnungen und E-Mail-Center für rund 150 Objekte.

Eckernförder Oktoberfest

Ticketverkauf, Tischreservierung, Einlass und ERP für ein Fest mit mehreren Tausend Besuchern.

Häufige Fragen

Was kostet ein Portal?

Das hängt von Umfang und Anbindungen ab. Nach dem Erstgespräch erhalten Sie eine schriftliche Einschätzung mit Aufwandsrahmen, bevor Sie sich entscheiden.

Müssen vorhandene Programme ersetzt werden?

Nein. Was seinen Zweck erfüllt, wird angebunden. Ersetzt wird nur, was im Alltag bremst.

Wem gehören die Daten?

Ihnen. upbyte® verarbeitet sie in Ihrem Auftrag, geregelt im Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Die Systeme laufen auf Servern in Deutschland.

Wer betreibt das Portal nach dem Start?

upbyte® übernimmt Hosting, Überwachung, Sicherungen, Updates und Weiterentwicklung. Ihre Ansprechpartner bleiben dieselben.

Was passiert, wenn das System ausfällt?

Es reagieren feste Verantwortliche, die Ihr System kennen. Feste Reaktionszeiten vereinbaren wir auf Wunsch in einem Servicevertrag.

Wer übernimmt bei Urlaub oder Krankheit?

Zuständigkeiten sind im Team verteilt. Eine Vertretung, die Ihr Projekt kennt, übernimmt. Grundlage ist die laufende Dokumentation von Systemen, Abläufen und Zugängen.

Bekommen wir den Quellcode?

Die Herausgabe von Quellcode und Dokumentation regeln wir im Vertrag, auf Wunsch von Anfang an. Wechseln Sie den Dienstleister, übergeben wir Systeme, Daten und Unterlagen geordnet und mit Übergabeprotokoll.

Sprechen wir über Ihr Portal.

In 30 Minuten prüfen wir Ablauf, vorhandene Programme und Ziel und sagen Ihnen offen, ob sich eigene Software lohnt.

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