Eckernförder Oktoberfest

Ausgangslage

Das Eckernförder Oktoberfest ist eine der größten Veranstaltungen an der schleswig-holsteinischen Ostseeküste: Festzelt, Live-Musik, Gastronomie. Organisiert wurde bis dahin mit Bargeld, Telefon und Papier.

Eintrittskarten gab es an der Abendkasse, Tischreservierungen liefen über Anrufe und handschriftliche Listen. Wie viele Karten verkauft und welche Tische frei waren, ließ sich nicht auf einen Blick sehen.

Aufgabe

Kein Ticketverkauf im Netz

Karten gab es nur an der Abendkasse oder im Vorverkauf. War der Vorverkauf ausverkauft, reisten Besucher umsonst an.

Reservierung per Telefon

Doppelbuchungen und verlorene Notizen. Gruppen standen vor besetzten Tischen.

Keine aktuelle Übersicht

Während des Fests wusste niemand, wie viele Tickets verkauft und welche Tische frei waren.

Lösung

Statt mehrere Systeme zusammenzukleben, haben wir eine Plattform gebaut, die den Ablauf vom ersten Ticket bis zur Auswertung abdeckt:

Ticketverkauf

Besucher kaufen online und bezahlen im Shop. Jedes Ticket trägt einen eindeutigen QR-Code, Kontingente je Veranstaltungstag werden laufend aktualisiert.

Tischreservierung

Im Zeltplan werden Tische mit Blick auf die Gruppengröße gewählt und für kurze Zeit reserviert, bis die Zahlung eingeht.

Einlass

Am Eingang prüft das Personal die QR-Codes im Browser. Jeder Einlass wird mit Zeitpunkt protokolliert.

Shuttle und Kommunikation

Shuttlebusse werden mit gebucht. Bestätigungen gehen per E-Mail und SMS an die Besucher.

ERP

Einnahmen, Ausgaben, Budget und Rechnungen laufen in einem eigenen Bereich zusammen.

Was wir gelernt haben

Wenn viele gleichzeitig Tickets kaufen, kommen Zahlungsbestätigungen nicht immer in der erwarteten Reihenfolge. Jede Zahlung trägt deshalb eine eigene Kennung, damit sie sich sicher zuordnen lässt.